Dit ligt grotendeels vast in wet- en regelgeving, zoals de Algemene Wet Bestuursrecht, het Burgerlijk Wetboek Boek 2 en de Wet Rijksbelastingen. Formeel ligt de bewaarplicht voor een administratie bij de klant, echter in de praktijk voert uw kantoor dit in opdracht van de klant uit. Voor veel typen documenten geldt daarbij een minimale bewaartermijn. Voor wat betreft de opslag en beveiliging van de gegevens moet u zelf passende organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen treffen.
Bedrijfsmatige documenten
De minimale bewaartermijn voor de fiscus, als het gaat om de jaarrekening, winst- en verliestermijn, administraties (onder andere loon-, verkoop- en grootboekadministratie) en facturen voor de omzetbelasting, is zeven jaar. Voor de gegevens van bedrijfsmatig onroerend goed en de ledenadministratie van een coöperatie met aansprakelijkheid van de leden geldt een termijn van tien jaar.
De bewaartermijnen voor algemene bedrijfsmatige documenten zijn minimale termijnen. De AVG stelt heel duidelijk dat gegevens niet langer bewaard mogen blijven dan noodzakelijk. U kunt ervoor kiezen om de bewaarplicht volledig neer te leggen bij uw klant of de gegevens na het verstrijken van de minimale bewaartermijn direct te verwijderen. Beter is het om heldere afspraken met uw klant te maken hoe lang u gegevens bewaart. Leg dit goed vast in de opdrachtbevestiging of de verwerkersovereenkomst.
Personeelsgegevens
Voor het bewaren van gegevens uit de personeelsadministratie gelden strikte regels. Sollicitatiebrieven en -correspondentie mogen zonder toestemming bijvoorbeeld maximaal vier weken worden bewaard na afloop van de sollicitatieprocedure. Gaat een medewerker uit dienst dan mogen documenten als de arbeidsovereenkomst en verslagen van functioneringsgesprekken maximaal twee jaar bewaard blijven na einde dienstverband en voor loonbelastingverklaringen en kopieën van identiteitsbewijzen geldt een termijn van vijf jaar.
Let op: een dossier opbouwen van sollicitatiebrieven uit het verleden voor bijvoorbeeld vacatures in de toekomst is zonder persoonlijke toestemming strikt verboden. Vier weken na afloop van de procedure moet alle correspondentie over de vacature zijn vernietigd.
Accountancydossiers
Naast de genoemde algemene en fiscale documenten worden door accountants ook verschillende dossiers bijgehouden, zoals het controle-, correspondentie- en permanent dossier.
Deze dossiers dienen veelal ter onderbouwing van de door de accountant uitgevoerde werkzaamheden en bevatten diverse documenten die persoonsgegevens bevatten. Voor deze (papieren) dossiers wordt door veel kantoren veelal een bewaartermijn van zeven jaar gehanteerd. Na deze termijn worden documenten vernietigd. Met het oog op de veranderende verjaringstermijn voor tuchtklachten tegen accountants is het raadzaam nu al goed na te denken over de bewaartermijn van deze documenten. Zorg ervoor dat ook uw klanten weten welke gegevens u bewaart en welke bewaartermijnen u hierbij hanteert.
Gratis downloads op sra.nl: doe er uw voordeel mee!
|
Meer informatie
Voor meer informatie en praktische antwoorden, ga naar het dossier AVG en Privacy of neemt contact op met:
Tony van Oorschot
Informatiemanager
E tvanoorschot@sra.nl
T 030 656 60 60