Transportondernemers onzeker over gevolgen duurzaamheid en rapportages

Beursgenoteerde bedrijven moeten per boekjaar 2024 verplicht voldoen aan de duurzaamheidsrapportage Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD). Grote bedrijven vanaf boekjaar 2025; dat betekent dat zij moeten rapporteren over hun prestaties op het gebied van klimaat, werknemers en bestuur (Environmental, Social, Governance). De helft (49%) van de SRA-leden heeft klanten die hier vanaf boekjaar 2025 mee te maken krijgen. Niet alleen bedrijven die direct onder de CSRD-regelgeving vallen krijgen er mee te maken, ook indirecte (partner)bedrijven in de keten moeten duurzaamheidsinformatie aanleveren. Transportbedrijven maken deel uit van een groot aantal ketens, zoals van supermarkten en bouwbedrijven.

Rekensom

In essentie is de rekensom van emissies niet lastig. Lading, afstanden en brandstofverbruik leiden tot de totale emissie van een rit. De samenstelling van de lading bepaalt in hoeverre deze emissies toegerekend worden naar de betreffende vracht: soms worden ladingen samengevoegd tot één grote lading (groupage), of gedeeld met andere klanten als de goederen geen volledige vrachtwagenlading nodig hebben (Less Than Truckload, LTL). Wat de rekensom lastig maakt, is het ontbreken van detailinformatie, het niet kunnen koppelen van data, of het niet hebben van de juiste middelen in termen van personeel of kennis die tot de emissierapportage leiden.

Het kwalitatieve onderzoek is uitgezet onder klanten van leden van de SRA-Branchegroep Transport & Logistiek. Zij hebben onderzocht waar zij tegenaan lopen bij het meten en rapporteren van emissies, welke praktische oplossingen mogelijk zijn en wat de accountant nodig heeft om de rapportage te beoordelen (zogenaamde 'limited assurance'). Immers, de nieuwe richtlijnen moeten praktisch toepasbaar blijven. De deelnemers aan het onderzoek kwamen uit verschillende typen transport, regio's en waren verschillend in omvang. Hoewel het dus een beperkt onderzoek is, gaat het wel om een dwarsdoorsnede van de sector goederenvervoer over de weg.

Belangrijkste bevindingen

Hieronder de zeven belangrijkste bevindingen op basis van de dertien diepte-interviews door Buck Consultants:

1) Vervoerders gaan reactief om met de emissierapportages
Vervoerders met klanten die vragen om emissierapportages zijn hiermee aan de slag, vervoerders met klanten die nog geen klantvraag hebben gekregen, nog niet. Hierbij wil de vervoerder graag begrijpen wat nodig is aan rapportage en welke investeringen eventueel nodig zijn, alvorens ze aan de slag gaan.

2) Vervoerders zijn onzeker over de financiële gevolgen van emissierapportages
De vervoerders die aangeven te rapporteren over emissies geven aan dat zij dit doen op verzoek van de opdrachtgever(s). Dat wil zeggen, de klanten van de vervoerders zijn als gevolg van de CSRD direct of indirect verplicht om te rapporteren over ketenemissies. Er is onzekerheid over de consequenties indien een ondernemer de vragen niet kan beantwoorden: verliest men business als gevolg van concurrentievoordeel (in data of emissies) van anderen? Moeten er investeringen volgen (in informatiesystemen of transportmiddelen) om de data te kunnen leveren en emissies te verlagen ten behoeve van de klanten? Omdat er nog onduidelijkheid is over de uitwerking, zijn de vervoerders uniform onzeker over de emissierapportage.

3) Onbekendheid met de standaarden en benodigde administratieve gegevens 
Transportondernemers stellen veel vragen over de verwachte toegenomen mate van administratie. Alhoewel er tijdens de interviews datapunten herkend worden (route, lading, verbruik en soort brandstof) is er nog veel onbekendheid met de ‘standaarden die gebruikt worden’ of de manier van rapporteren die door de klant geaccepteerd wordt: geheel geautomatiseerd, via PDF, Excel of op de factuur? Veel terugkomende vragen gaan over investeringen in informatiesystemen (TMS of boekhoudsoftware) of het in dienst nemen van dataspecialisten. Een vereenvoudigde (tijdelijke) vorm van rapportage wordt niet vaak overwogen, eerder wordt dan wel gelijk gekeken naar een totaaloplossing inclusief investeringen. Dit laatste geeft wel aan dat deze groep van ondernemers zich ervan bewust is dat zij deze gegevens in de toekomst nodig zullen hebben.

4) Onzekerheid over internationale concurrentie
Een andere invalshoek die terugkwam in meerdere gesprekken, was de vraag wat de zin en onzin van de rapportage zou zijn. De Nederlandse benadering van ‘het beste jongetje van de klas’ rijmt niet altijd met de ontwikkelingen van andere Europese lidstaten die niet op hetzelfde tempo innoveren en ontwikkelen. Vanuit vervoerders volgt de vraag of er geen internationaal concurrentienadeel ontstaat. 'Wordt de Nederlandse vervoerder straks niet afgerekend op goede en juiste emissierapportages, terwijl bijvoorbeeld de Poolse en Roemeense chauffeurs wegkomen met slechts een globale inschatting?'.

5) Standaardisatie van de data
Zonder registratie van de ladingdragers en emballage-eenheden is het anno 2023 niet mogelijk efficiënt te transporteren. Vervoerders hebben over het algemeen wel een vorm van automatisering die helpt bij het plannen en financieel afhandelen van transport. Een vervoersopdracht kan zo simpel zijn als (a) de eenheden (aantallen) van (b) ladingdragers tussen (c) punt van verladen en (d) bestemming op (e) een bepaald moment in de tijd. Op dit moment zijn aantallen, datum en tijd de enige gestandaardiseerde noteringen van de variabelen. Ladingdragers, herkomst en bestemming zijn vaak vrij ingevulde velden die nogal wat variatie met zich mee kunnen brengen. Is bijvoorbeeld de naam van de ontvanger gelijk aan de naam van het bedrijf? Of: worden het type en aantal blok-, euro- of andere pallets juist genoteerd? Of: als er geen duidelijke ladingdrager is (in bijvoorbeeld projectmatig transport), hoe noteert men dan de eenheden? In ladingmeters, of in kilogrammen? De verschillende manieren en interpretaties van 'juist' zorgt voor een vertroebeling in data en daarmee databeschikbaarheid en -kwaliteit. In het geval van uitbesteed transport is dit nog gevoeliger: zolang ieder bedrijf zijn of haar eigen waarheid aanneemt 'omdat het al jaren zo gaat', zijn datasets niet te vergelijken, laat staan te controleren.

6) Data nog onvoldoende geschikt voor emissierapportage
Meer en meer voertuigen zijn (of worden) uitgerust met volgbare systemen (GPS bijvoorbeeld, of een boordcomputer). Deze informatie wordt vooral gebruikt voor capaciteitsvragen (waar is mijn truck, en kan ik die inzetten?) en tracking (waar blijft mijn zending?). Deze data wordt nog veel minder ingezet om (achteraf) te onderzoeken wat de afgelegde route is, hoeveel kilometers dit waren en daarmee bruikbaar te worden voor emissierapportage. Meer en meer vervoerders herkennen nu al de toegevoegde waarde van (het idee van) dynamisch plannen, real-time tracking en geofencing dat gebruikt wordt om een signaal af te geven naar verzender of ontvanger tijdens de rit. Bijvoorbeeld: 'Truck X met lading Y bevindt zich op 15 minuten van uw faciliteit'. De link naar registratie van daadwerkelijke kilometers ten behoeve van emissierapportage wordt herkend maar nog niet omarmd. Een van de uitdagingen die vaker benoemd wordt gaat over de additionele kosten van IT-ontwikkeling en de partij die de kosten dan op zich moet nemen.

7) Toerekenen van brandstofverbruik naar ladingen en klanten
Uit ieder contact met vervoerders binnen de scope van dit project blijkt dat brandstofverbruik goed wordt bijgehouden. Immers, verlaging van verbruik leidt tot lagere kosten en dus hogere marges.

Beroepschauffeurs moeten elke vijf jaar nascholing volgen voor hun basiskwalificatie (Code95). Deze nascholing richt zich op het belang van vlot, veilig, comfortabel en energiebewust rijden. De vier elementen die hiermee gemoeid zijn, zijn: rijstijl, aankoopgedrag, bandenspanning en brandstofbesparende maatregelen. Brandstofverbruik is één op één te herleiden naar de financiële resultaten: inefficiënt rijden leidt tot hoger verbruik en dus hogere kosten, die niet altijd te verwerken zijn in de afgesproken prijs van transport. Ondanks het feit dat brandstof een belangrijk element is van het bestaan van vervoerders, is de link naar emissies vaak nog niet gemaakt. Sturing op brandstof vindt plaats op hoger niveau, waardoor vaak nog niet op zendingsniveau wordt gekeken naar verbruiken (en daarmee emissies). Verschillende typen brandstoffen zoals diesel, LPG, HVO of waterstof hebben verschillende emissies per tonkilometer. De slag die gemaakt dient te worden om het brandstofverbruik wel op rit- en zendingsniveau te kunnen analyseren, is de allocatie hiervan: de koppeling van type brandstof naar een zending. De bedrijven die wel tot op dit niveau analyseren zijn bijna alle dienstverlener van een klant die hier (bijvoorbeeld) vanuit CSRD-perspectief om vragen.

Advies aan bedrijven actief in de logistieke sector

Voor transportondernemingen is van het grootste belang om zending- en ladinggegevens correct te registreren. Een TMS, plannings- of boekhoudsysteem biedt hierbij in essentie en in de meeste gevallen voldoende ruimte om deze informatie te verwerken en op te slaan. Zonder deze gegevens is het lastig om de emissies te alloceren aan vracht en dus aan klanten/opdrachtgevers. Op basis van financiële gegevens, zoals de inkoop van de soort brandstof (brandstoffactuur), kan met de emissiefactor een berekening worden gemaakt van de totale 'Green House Gas'- emissie waarbij iedere liter (bio-)diesel, benzine of waterstof wordt toegerekend aan kilogrammen CO2-uitstoot in een periode. Deze periode kan verschillen, afhankelijk van de facturerende partij.

Om te kunnen rapporteren aan ketenpartners (klanten of opdrachtgevers), moet input en output gestandaardiseerd worden om manueel werk te voorkomen. Formats in Excel kunnen hier een eerste stap in bieden. Een vorm van automatisering (met behulp van eigen of software van derden) zorgt niet alleen voor een professionaliseringsslag, maar ook een slag in betrouwbaarheid en daarmee controleerbaarheid van de berekende en gealloceerde emissies. Hoe handmatiger, of geschat, de analyse en rapportage is, hoe meer tijd het kost om de juiste verbanden te controleren en hoe hoger ook de kosten van een controle van de accountant. In essentie ligt de oplossing bij de vervoerders zelf: een toename in automatisering en standaardisatie in gebruik van systemen verhoogt de mogelijkheden tot analyse, en verhoogt tegelijkertijd de betrouwbaarheid en controleerbaarheid van het gerapporteerde.

SRA-branchegroep Transport en logistiek

De accountants en adviseurs van de SRA-Branchegroep Transport & Logistiek zien het als een belangrijke verantwoordelijkheid om mee te denken en het gesprek aan te gaan met de ondernemer. De onzekerheid over de emissierapportages, de aanlevering, structurering en beschikbaarheid van data en de financiële gevolgen, gaan gepaard met andere vraagstukken als gevolg van wet- en regelgeving op het gebied van duurzaamheid. Op welk moment moet je keuzes maken, bijvoorbeeld ten aanzien van investeringen in informatiesystemen (eventueel in samenwerking met andere partijen of met de mogelijkheid van uitwisseling van gegevens) of investeringen in het wagenpark met elektrisch rijden of waterstof? Hoe ga je kosten doorberekenen terwijl de tarieven onder druk staan? Welke strategische scenario's zijn er? Hoe ga je het gesprek aan met ketenpartners? De emissierapportages kennen zowel kansen als bedreigingen voor de onderneming.

De accountants en adviseurs hebben zich gespecialiseerd in de sector en de vraagstukken die op tafel liggen. ''We hebben geen glazen bol, maar de ondernemer wegwijs maken en toekomstige scenario's bespreken, beschouwen we als onze verantwoordelijkheid. De ondernemer moet een visie ontwikkelen op duurzaamheid en met investeringen in informatiesystemen of materieel een start maken. Niets doen is de komende jaren geen optie.'' Meer informatie treft u aan op het SRA-Dossier Duurzaamheid.

Topsector Logistiek

Het onderzoek is uitgevoerd in opdracht van de Topsector Logistiek. Samen met ondernemers, overheden en onderzoeksinstellingen werkt de Topsector Logistiek aan de ambitie voor 2050: een concurrerende en emissieloze logistiek in Nederland. Om deze ambitie te behalen heeft de Topsector Logistiek het uitvoeringsprogramma opgesteld. In dit programma worden activiteiten langs vier toepassingsgebieden en zeven thema’s ontplooid. Meer informatie op: www.topsectorlogistiek.nl.