Na een korte pilotperiode met een beperkt aantal kantoren in het laatste kwartaal van 2017 zijn sommige kantoren toe aan het echte werk. En die stroom gaat de komende weken/maanden vanzelfsprekend alleen maar groter worden. Wellicht ook voor uw kantoor?
Deponering geen vanzelfsprekendheid!
De ervaringen die we tot nu toe uit de praktijk vernemen schetsen het beeld dat een succesvolle deponering geen vanzelfsprekendheid is. Zeker voor middelgrote rechtspersonen is deponering een nauwgezet samenspel van techniek, ketenpartijen en mensen, waarbij in deze fase nog regelmatig dingen fout gaan. Dit is ook niet altijd toe te wijzen aan één specifieke schakel in de keten. Maar als u onverhoopt tegen problemen aanloopt is er vanwege de wettelijke deponeringstermijn van 8 dagen feitelijk maar heel weinig tijd om ze op te lossen.
SRA onderhoudt contacten met alle betrokken partijen in de SBR-keten, van softwareleveranciers tot uitvragende partij, om van nabij te volgen wat er allemaal speelt en onze stem te laten horen, als dit nodig is. En wij willen natuurlijk met name u als lid van de vereniging bijstaan om al te grote problemen te voorkomen of anders zo snel mogelijk op te lossen.
Ons advies
Gezien de signalen uit de markt zouden wij u op dit moment het volgende willen adviseren:
- Als u weet dat u binnen afzienbare tijd te maken krijgt met ‘deponering middelgroot’ en u nog geen stappen ondernomen heeft om de werking van dit traject te testen, raden wij u aan om dat alsnog met spoed in gang te zetten. Er is een zogenaamde pre-productieomgeving beschikbaar bij de KvK waar u testdeponeringen kunt aanleveren, zodat u van voor naar achter kunt doortesten of het traject goed werkt. Raadpleeg de documentatie van de software waarmee u de deponering verricht (bv. portaalsoftware) of neem contact op met de betreffende softwareleverancier om te horen hoe u dit kunt instellen.
- Mocht u tijdens het testwerk tegen bepaalde problemen aanlopen, of weet u dat u klanten heeft waarbij de publicatiestukken toch een stuk complexer in elkaar steken dan gemiddeld, zou u in overweging kunnen nemen om contact op te nemen met dergelijke klanten om afspraken te maken over het moment van deponeren. Wellicht dat het voor zulke complexe gevallen raadzaam is om deponering (en dus alles wat daaraan vooraf gaat) nog even uit te stellen, totdat zekerheid is verkregen over de goede werking van uw ‘deponeringsstraat’.
Delen en ondersteunen
Ten slotte hebben wij nog enkele vragen voor u:
- Indien u al bezig bent met deponeren en u loopt tegen problemen aan, zou u die dan met ons willen delen via automatisering@sra.nl? Graag met een zo concreet mogelijke toelichting op de aard van het probleem en de (software)tools die u gebruikt voor deponering. Deze informatie gebruiken wij enerzijds om een actueel beeld te houden over waar we precies staan met SBR Assurance, anderzijds kunnen wij deze informatie gebruiken om ketenpartijen te attenderen op de noodzaak van het treffen van bepaalde maatregelen.
- Heeft u wellicht behoefte aan aanvullende ondersteuning op het gebied van SBR Assurance, bijvoorbeeld door middel van een workshop (webinar) om het hele traject nog eens uitgelegd te krijgen? Laat ons dit dan weten, zodat wij dit in samenspraak met de relevante leverancier(s) kunnen organiseren. Indien de belangstelling voor een webinar beperkt is, is individuele begeleiding een mogelijk alternatief.
Bij voorbaat dank voor uw reactie!
Menno Kooreman
Manager SRA-Automatisering